Jannick Poets Public Law (hierna ‘JPPL’), gevestigd te Stationsstraat 70 bus 201, 3920 Lommel en met ondernemingsnummer 0765.731.658 is een Belgisch advocatenkantoor dat juridische diensten aanbiedt aan overheden, ondernemers en particulieren. Met dit privacybeleid informeert JPPL u over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op elke gegevensverwerking die JPPL verricht in het kader van de uitoefening van haar bedrijf, ter promotie van JPPL en haar activiteiten op sociale media en onze website en het contact met derden in geval van een rechtvaardigingsgrond. De verklaring is ook van toepassing op alle persoonsgegevens die door een andere verwerkingsverantwoordelijke aan JPPL zouden zijn verzonden.

JPPL kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige schending van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming die zich op het gebied van deze gegevensverwerking voordoet en die niet onder het onderhavige privacyverklaring valt.

JPPL is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt, alleen of in samenwerking met de advocaten of anderen, welke persoonsgegevens worden verzameld, met welk doel en hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt.

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken naargelang uw relatie met JPPL. Afhankelijk van de situatie, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u. In onze relaties met cliënten, zullen de verzamelde gegevens bijvoorbeeld in grote mate afhangen van het soort dossier dat wij voor u behandelen en welke gegevens vereist zijn voor een efficiënte behandeling hiervan.

Persoonsgegevens worden door JPPL verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden en verbeteren van een algemene en gepersonaliseerde dienstverlening;

• Het verrichten van de bedrijfsvoering, waaronder

o Business to business beheer;

o Facturatie en boekhouding;

o Indien u onze (huidige of toekomstige) cliënt bent, of een tegenpartij of concurrerende bieder zou kunnen zijn van, of een procespartij in een procedure waarbij onze (huidige of toekomstige) cliënt betrokken is, nagaan of wij een belangenconflict zouden hebben om voor een dergelijke cliënt op te treden;

o om u als nieuwe cliënt aan te nemen of om een nieuwe zaak voor u te openen, met inbegrip van het uitvoeren van antiwitwas-, antiterrorisme-, sanctie-, fraude- en andere achtergrondcontroles;

o indien u een tegenpartij of concurrerende bieder bent bij een transactie of een proces voert waarbij onze (huidige of potentiële) cliënt betrokken is, om antiwitwas-, antiterrorisme-, sanctiescreening, fraude- en andere antecedentenonderzoeken uit te voeren.

• Het naleven van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur;

• Het regelen van potentiële geschillen;

• Contact opnemen met derden op verzoek(en) van onze cliënten of in geval van een rechtvaardigingsgrond;

• Actieve of passieve deelname aan onze evenementen mogelijk te maken;

• Nieuwsbrieven en uitnodigingen versturen;

• JPPL en haar activiteiten promoten op sociale media en op onze website;

• Het voorlichten van onze cliënten;

• Onze activiteiten verbeteren;

• Samenwerkingsverbanden zoeken en opzetten;

• Statistieken opstellen met betrekking tot onze activiteiten en ontwikkeling;

• De betrokkene in staat te stellen zijn of haar gegevens gerelateerde rechten uit te oefenen.

Voor bovengenoemde doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen, verwerken en opslaan:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: o.a. achternaam, voornaam, tussennamen, adres, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, geboortedatum, geboorteplaats, studie, studiejaar, bankrekeningnummer, identiteitskaartnummer, rijksregisternummer, paspoortnummer, fotografische identificatie, handtekening en geslacht

• Contactgegevens: o.a. factuuradres, telefoonnummer, e-mailadres, functietitel

• Financiële gegevens: met inbegrip van uw bankrekening- en betaalkaartgegevens

• Technische gegevens: met inbegrip van informatie die wordt verzameld wanneer u toegang krijgt tot onze website, uw internetprotocol (IP)-adres, browsertype en -versie, tijdzone, locatie, besturingssysteem en platform

• Marketing- en communicatiegegevens: waaronder uw marketing- en communicatievoorkeuren, wanneer u marketingcommunicatie van ons ontvangt en leest en welke van onze evenementen u bijwoont, welke informatie wij gebruiken om onze marketingdiensten te verbeteren, u relevantere informatie te verstrekken en de kwaliteit van ons marketingmateriaal te verbeteren

• Audiovisueel promotiemateriaal (foto's, video's,...)

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door ons contactformulier op deze website, in correspondentie en telefonisch

Bijzondere categorieën: met inbegrip van de hierboven vermelde informatie, die wij in beperkte omstandigheden verwerken, bijvoorbeeld wanneer dit vereist is voor wettelijke of regelgevende doeleinden of wanneer u ons dergelijke informatie hebt verstrekt omdat dit noodzakelijk is voor een specifieke dienst die wij aan u verlenen.

Wij behouden ons echter het recht voor om andere soorten gegevens te verwerken indien dat noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden.

In sommige omstandigheden verwerkt JPPL bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;

• Gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daaraan gerelateerde veiligheidsmaatregelen.

JPPL heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar. Wij verwerken dergelijke persoonsgegevens alleen indien dit noodzakelijk is voor de specifieke cliëntendiensten die wij verlenen. In dergelijke gevallen handelen wij namens de ouder of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een websitebezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming.

Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via jannickpoets@jppl.be.

JPPL verwerkt de gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daaraan gerelateerde veiligheidsmaatregelen. Deze verwerking vindt plaats wanneer wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- of regelgeving of wanneer een persoon ons dergelijke informatie heeft verstrekt omdat dit noodzakelijk is voor een specifieke dienst die wij verlenen.

Al onze verwerkingen van gegevens zijn gebaseerd op:

• De toestemming van de betrokkene op basis van artikel 6, lid 1, onder a), van de GDPR;

• De uitvoering of voorbereiding van een (toekomstige) overeenkomst tussen JPPL en de betrokkene op basis van artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR;

• Het nakomen van een wettelijke verplichting, op basis van artikel 6, lid 1, onder c), van de GDPR; of

• Een gerechtvaardigd belang dat specifiek is voor JPPL of onze cliënten, zoals gedefinieerd in overweging 47 van de GDPR, op basis van artikel 6, lid 1, onder f), van de GDPR.

Elke persoon kan weigeren zijn/haar gegevens met JPPL te delen of zijn/haar toestemming intrekken. Dit kan het voor ons echter technisch onmogelijk maken om toegang te bieden tot onze activiteiten of dienstverlening.

Wij geven de door ons verwerkte gegevens alleen aan derden door als dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden (u kan deze terugvinden onder de sectie: “Verwerkingsdoeleinden”).

Wij delen de door ons verwerkte gegevens, onder meer, met:

• Het gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties)

• In het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat

• Bank- of verzekeringsinstellingen

• De Stafhouder

• Overheidsdiensten

• Boekhouders en auditeurs

• Externe juridische adviseurs

• Sociale zekerheidsinstanties

• Gerechtsdeurwaarders en incassobureaus

Op grond van een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om de door ons verwerkte gegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld.

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens, voor het verzenden van commerciële communicaties en het beheren van onze website eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers).

In andere gevallen geven wij de door de betrokken personen verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of indien wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dit zou het geval zijn indien wetshandhavingsinstanties in het kader van een onderzoek met voorafgaande toestemming van het Openbaar Ministerie om bepaalde informatie zouden verzoeken. In dergelijke omstandigheden zijn wij verplicht mee te werken en de gegevens over te dragen.

Daarnaast geven wij, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, persoonsgegevens door buiten België. JPPL kan niet aansprakelijk worden gesteld voor inbreuken begaan door derden indien deze zich bevinden binnen de Europese Economische Ruimte of in een land dat valt onder een adequaatheidsbeschikking van de Europese Commissie. In geval van doorgifte naar een ander land, zal JPPL ervoor zorgen dat de derde partij uw persoonsgegevens beveiligt of dat u instemt met deze doorgifte.

Elke doorgifte van gegevens wordt meegedeeld aan de betrokkene van de verwerking.

In geen geval verkopen of verhuren wij persoonsgegevens aan derden.

Wij geven ook nooit gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.

JPPL neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

JPPL bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen door JPPL, of, indien van toepassing, door haar verwerker van Persoonsgegevens.

Elk gegeven kan worden geanonimiseerd en zonder beperking in de tijd worden bewaard voor statistische doeleinden.

JPPL verbindt zich ertoe alle redelijke maatregelen te nemen (of te laten nemen) om uw persoonsgegevens te beschermen door middel van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen en een passend veiligheidsbeleid tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verwerking.

Deze omvatten:

• Het feit dat alle personen die namens JPPL toegang hebben tot persoonsgegevens, gebonden zijn aan een geheimhoudingsverklaring;

• Het feit dat wij gebruik maken van het e-mailnetwerk van JPPL om toegang te krijgen tot onze onlinedocumenten. Personen die niet over een dergelijk geldig e-mailadres beschikken en geen persoonlijke uitnodiging van de beheerder van deze documenten hebben ontvangen, hebben geen toegang tot de persoonsgegevens van onze cliënten;

• Regelmatige evaluatie van onze maatregelen.

Alle betrokkenen hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien en te kopiëren.

Zij hebben het recht om hun gegevens te laten verbeteren en aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn. Zij kunnen hun recht op correctie uitoefenen door een aanvullende verklaring aan JPPL te verstrekken.

Zij hebben het recht om hun persoonsgegevens te laten verwijderen. Zij kunnen zich op dit recht beroepen in de volgende gevallen:

• Wanneer hun persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;

• Wanneer zij hun toestemming intrekken en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking is;

• Wanneer zij bezwaar maken tegen de verwerking en er geen dwingende wettelijke gronden voor verwerking bestaan;

• Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;

• Wanneer hun gegevens moeten worden gewist op grond van een wettelijke verplichting.

JPPL beoordeelt de aanwezigheid van een van de bovengenoemde gevallen.

Indien de betrokkenen niet langer onze elektronische nieuwsbrieven wenst te ontvangen en de verwerking van zijn/haar gegevens voor dat doeleinde wil stopzetten, kan u ook steeds gebruik maken van de uitschrijflink voorzien onderaan elke nieuwsbrief.

Zij hebben het recht de verwerking van hun persoonsgegevens te beperken indien zij de juistheid van de gegevens betwisten of daartegen bezwaar maken, zodat de gegevens alleen kunnen worden verwerkt met hun toestemming, met het oog op de uitoefening van hun rechten of ter bescherming van de rechten van een andere persoon.

Zij kunnen bezwaar maken tegen de wijze waarop bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Zij hebben het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van hun persoonsgegevens voor directe marketing doeleinden. JPPL zal dan de verwerking van hun persoonsgegevens staken, tenzij JPPL dwingende legitieme gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan aanvoeren die zwaarder wegen dan hun recht om bezwaar te maken.

Zij hebben het recht om de aan JPPL verstrekte persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machine leesbare vorm. Daarnaast hebben zij het recht om hun persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens uitsluitend is gebaseerd op hun toestemming.

Zij kunnen te allen tijde hun toestemming voor de verwerking van door ons verkregen persoonsgegevens intrekken op grond van artikel 6, lid 1, onder a), van de GDPR. De verwerking van dergelijke gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Als een betrokkene zijn recht uitoefent om zijn gegevens te laten wissen of zijn toestemming intrekt, is hij zich ervan bewust dat dit het voor JPPL onmogelijk kan maken om een algemene en gepersonaliseerde dienst aan te bieden en te verbeteren, in het bijzonder indien de gegevens noodzakelijk waren om deze dienst aan te bieden.

De uitoefening van deze rechten is mogelijk door contact met ons op te nemen via jannickpoets@jppl.be. Wij zullen binnen één (1) maand na ontvangst van de aanvraag actie ondernemen. Een verificatie van uw identiteit kan nodig zijn voordat JPPL aan het ingeroepen recht kan voldoen.